Начало > Публикации за работодатели > Редовните работни съвещания

Редовните работни съвещания

Работни съвещания

През последните години бизнесът се автоматизира до голяма степен, а с него се появиха и много мениджърски похвати. Някои от тях навлезнаха в болшинството компании като популярни практики или работни методологии. В повечето браншове се налага комуникация между различните екипи или началник с подчинените си (както и обратното).

Ето защо честа практика са редовните фирмени съвещания (meetings). В по-малките фирми те са неформални и обикновено са извън графика, докато огромните корпорации отделят преобладаващата си част от времето за brainstorming и комуникация едни други.

Плюсове на редовните срещи
Редовните срещи имат няколко основни предимства. Основно свойство: работата не се върши наведнъж. Вместо това се налага един работен цикъл, като задачите се решават на отделни итерации. Можем да направим асоциация с университета: далеч по-добре е да учим регулярно лекция по лекция, вместо да се амбицираме в сесията и да не усвоим правилно необходимия материал.

Съвещанията по график се вписват добре и в биологичния часовник на служителите и техните началници. Напрежението може да ескалира, ако периодично се правят спешни срещи в офиса на началника, по средата на работния процес. Регулярните събирания са в конкретни дни и часове и всички са подготвени за тях.

Разбиването на задачите на малки парчета спомага за по-лесното им усвояване и решаване. Това спестява опасността от неправилно преценяване на сложни проблеми и излизане извън крайните срокове. Малките задачи могат да бъдат представени лесно и разбираемо на работните срещи. При служителите намаляват амплитудите на тежки и интензивни работни периоди с моменти на липса на работа.

Минуси на периодичните събирания
Най-общо казано, липсата на нужда от комуникация изключва необходимостта от периодични събирания. Ако проектите са малки и/или не изискват дискусии между различните членове на екипа и техния началник, регулярните съвещания са излишни. Важно е да се прецени доколко отговорността може да бъде прехвърлена на служителите и мениджърите, заедно с началниците, да бъдат освободени от това задължение.

Неправилното начертаване на график за събиранията може да изиграе лоша шега в работния процес. Прекалено честите съвещания, съчетани с дълги работни задачи, прави срещите неоползотворени. Представете си проект, който успявате да модулирате на седмични парчета, а работните ви срещи са понеделник, сряда и петък. Това означава, че на 2 от срещите няма да можете да представите нищо ново на бял свят, а същевременно губите ценно време от работната седмица.

Срещите по график могат да бъдат налагани поради липса на достъпност на двете страни – например при среща очи в очи е необходимо всички присъстващи да са на едно и също място в един и същ момент. Онлайн регулярните срещи също изискват всички страни да са ‘на линия’. Ако това е съчетано с работа в различни локации и дори различни часови зони, това може да изиграе лоша шега. В такива случаи неотложните проблеми трябва да се отлагат до уречения час, което може да се окаже фатално за работния процес.

Какво да изберем тогава?
Няма единен отговор – факторите за назначаване на работни срещи са различни. Зависи от типа на проектите, големината на екипите и местоположението им, ролите на персонала. Възможно е съчетаването на редовни с ‘моментни’ срещи. Добра практика може да бъде среща на екипа в средата и в края на месеца от 11 до 12 по обяд. 2 часа месечно обикновено не са критични за повечето индустрии, а часът не е нито достатъчно рано, нито в края на работния ден.

В една от предните ми местоработи началникът ми се бе опитал да въведе няколко типа редовни съвещания и отчети едновременно: 2 или 3 конференции седмично за по 1:30 – 2 часа, ежесутрешен разговор за по 15мин плюс ежедневно писмено отчитане в края на работния ден. Бързо се оказа, че губим между 5 и 10 часа от работната седмица поради ненужни служебни разговори без никаква креативна идея. Скоро след това нормализирахме отчетите на ежеседмични, премахнахме сутрешните разговори и оставихме 2 VoIP конференции в понеделник и четвъртък. Така осигурихме редовно решаване на задачите, автоматизация на процесите, лесна обмяна на задачи и неангажиращо работно ежедневие.
Източник:www.obshtuvai.com

А как се извършва служебната комуникация при вас?

  1. Все още няма коментари.
  1. No trackbacks yet.

Вашият коментар

Попълнете полетата по-долу или кликнете върху икона, за да влезете:

WordPress.com лого

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Промяна )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Промяна )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Промяна )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Промяна )

Connecting to %s

%d bloggers like this: