Начало > Публикации за работодатели > Как да поддържаме служителите си в stand by готовност?

Как да поддържаме служителите си в stand by готовност?

Източник:
Отърсете се от излишните задачи или какво, на кого и колко да делегираме

Този материал е предназначен за мениджъри, които търсят решение на проблема как да се справят с прекалено голямото количество задачи, които трябва да свършат и с постоянната липса на време.

Често ли чувате или самите вие използвате ли израза „Цялата фирма (отдел) е на моята глава и се чудя какво по-напред да върша” или „Затрупан съм” или „Защо ми трябваше да ставам ръководител, добре ми беше докато мислех само за моята работа”? Според вас как могат да се избегнат тези често срещани ситуации? Отговорът е само един – като разпределите работата между вас и вашите подчинени, така че да повишите общия капацитет на звеното и да успявате с общи усилия да свършите планираната работа, без да достигате до стресови ситуации.

Умението за ефективно делегиране на задачи и отговорности е едно от най-важните управленски умения за всеки ръководител, поради директната връзка с постигането на ключовите резултати за управленската длъжност, а именно постигане на целите на фирмата.

Как делегирането на задачи повишава ефективността на ръководителя?

Върши се повече работа – чрез делегиране значително се увеличава ефективността на ръководителя при постигане на целите му и значително се увеличава обема на свършената работа, съответно се постигат и по-добри резултати. Често ръководителите се оплакват, че не им остава достатъчно време за изпълнение на управленските им задачи, защото им се налага да вършат много оперативна работа. Чрез ефективно разпределение на работата между служителите до голяма степен този проблем би намерил своето решение.
Служителите придобиват повече знания, умения и опит. Когато ръководителят делегира задачи на своите подчинени им помага да подобрят уменията си, чрез извършването на нетипични до този момент задачи. По този начин разнообразява работата им, а от там се повишава и мотивацията на служителите.
Причини, някои мениджъри да не делегират достатъчно:

Липса на мениджърски опит – управляващият не знае какво, на кого и в каква степен да делегира и поради тази причина продължва да товари себе си.
Смята, че служителите му няма да се справят със задачата.
На мениджъра му е по-лесно сам да свърши повечето работа, отколкото да възлага задачи на служителите и да контролира изпълнението им.
За да делегират успешно мениджърите трябва да имат отговор на следните въпроси:

Кои задачи трябва да се делегират ?

За да може мениджърът да разграничи ясно кои задачи да делегира е важно да изготви списък със задачите, които изпълнява към момента. Следващата стъпка е да отдели онези задачи (функции), които само и единствено от неговата компетентност и за които:

Само мениджърът има необходимите познания и опит.
По правилник (или закон) само ръководителят може да изпълнява.
Само ръководителят има право да взима решения.
Останалите задачи трябва да пренасочи за изпълнение от негови служители. След като вече е ясно кои са задачите, които не са основен приоритет на мениджъра е важно да се определи и степента на делегирате на задачите. Ако задачата е от решаващо значение за успеха на организацията (звеното), то тогава би трябвало ръководителят да я изпълни лично или да включи служители с необходимата компетентност да му помагат.

Как да се избере най-подходящия човек от екипа, на който да се делегира дадена задача – задачата е подходяща за съответния човек, ако:

Притежава знания, умения и опит да я изпълни.
Влиза в неговите служебни отговорности.
Има работен капацитет да я изпълни качествено и в желания срок. Понякога мениджърите, водени от желанието си да си гарантират добър резултат от работата затрупват със задачи служители, за които се знае, че работят качествено. Но ефектът от такъв подход не е добър – малък брой служители са затрупани с работа, а други стоят не достатъчно натоварени. Много по-ефективно е служителите да се натоварват равномерно съобразно техните възможности и капацитет. По този начин ключовите служители ще са оптимално натоварени, а останалите ще имат възможността да развият и докажат възможностите си.
Изпълнението на задачата ще допринесе за професионалното му развитие.
Как да се делегира ефективно ?

Използвайте следните проверени в практиката принципи, които ще ви помогнат да делегирате успешно:

1. Ясно формулиране на желания резултат от задачата. Обсъдете очакваните резултати със служителя, на който планирате да прехвърлите задачата за изпълнение. Чуйте неговото мнение и ако има съпротиви относно постижимостта на планираните резултати помислете има ли основание и коригирайте условията.

2. Осигурете необходимите ресурси и подкрепа на служителя за изпълнение на задачата – уверете служителя, на който сте предоставили нова и непозната задача за изпълнение, че сте на разположение да отговорите на въпросите, които му възникнат по време на работа. Попитайте го какво му е неоходимо като материални и нематериални резурси, за да постигне желания резултат.

3. Текущо наблюдение на изпълнението на задачите – подсигурете крайния успех на задачата или на съвместния проект чрез периодично наблюдение на текущите резултати. Редовната двустранна комуникация ще ви гарантира навременното установяване на проблеми или несправяне на служителя с предоставената задача. Така ръководителят ще може да реагира своевременно – след като установи незадоволителен междинен резултат би могъл да даде допълнителни насоки или да пренасочи задачата за изпълнение от друг служител. Целта е да се подсигури добрият краен резултат от задачата или проекта.

4. Фокусирайте се върху това дали служителят, на който сте делегирали конкретната задача е постигнал очакваните от вас резултати, а не върху това как ги е постигнал. Често ръководителите, които нямат опит в делегиране на задачи имат навика освен, да изяснят на служителя какви резултати очакват да постигне при изпълнение на задачата, да му казват и как да свърши дадената работа. И много често докато мислят по навик как е най-добре според тях да се свърши работата свършват половината работа. Този начин на възлагане по никакъв начин не помага на ръководителя и вместо да прехвърля на служителите си част от работата продължава да товари себе си. Несъзнателното използване на такъв подход към задачите не е полезен и за двете страни – нито служителите придобиват нови умения, нито ръководителят има въможност да отдаде нужното внимание на ръководните си функции. Така че вашият начин на работа, може и да е изпитан във времето, но едва ли е единствения добър начин да се свърши дадената работа. Дайте възможност на служителя си да намери неговия най-добър начин да свърши задачата.

5. Оценка на постигнатите резултати. След свършване на работата и ако сте доволни от постигнатия резултат, поздравете човека. А ако не сте – дайте му насоки как да подобри уменията си и му разяснете как тези умения ще му помогнат следващия път да се справи по-добре.

Кога и какви резултати да очаквате ?

Когато възложите на служител изпълнение на задача, необичайна за неговата длъжност е много вероятно изпълнението да му отнеме повече време първия път и това е нормално. Често този факт дразни ръководителите, мислят си – „какво толкова се бави, досега щях да свърша това сто пъти!”.

И често в нетърпението си неопитния ръководител изземва функциите на вече подчинените си служители. Бъдете търпеливи: ако сте избрали правилния човек, на който да възложите задачата и сте я делегирали по правилния начин, скоро ще откриете, че служителят е повишил своята компетентност и много по-спокойно ще можете да му възлагате и по-сложни задачи. А не е ли това целта на всеки ръководител?

Да се делегира ефективно не е лесна задача за ръководителя, но е необходимо да се прилага, ако иска работата да се свъщи и служителите да се развиват. В началото може да не е лесно, но това е правилният път да се повиши капацитета и на ръководителя и на служителите. Изброените стъпки ще помогнат на мениджъра да делегира правилно, като в същото време държи нещата под свой контрол.
Автор: Лидия Тодорова
Източник:www.bgbusinesshelp.com

  1. Все още няма коментари.
  1. No trackbacks yet.

Вашият коментар

Попълнете полетата по-долу или кликнете върху икона, за да влезете:

WordPress.com лого

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Промяна )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Промяна )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Промяна )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Промяна )

Connecting to %s

%d bloggers like this: